Het systeem van risicobeheersing van UWV is ingericht via de three lines of defense: het management (de lijnorganisatie) is in eerste aanleg verantwoordelijk voor een goede uitvoering van wet- en regelgeving (eerste lijn); de eenheden Businesscontrol en Kwaliteit (tweede lijn) monitoren de (kwaliteit van de) uitvoering en geven adviezen als bijsturing noodzakelijk is; de onafhankelijke interne Accountantsdienst (derde lijn) ten slotte voert een risicogerichte auditagenda uit. De jaarlijkse externe ISO‑audit stelt de opzet en het bestaan vast van het kwaliteitssysteem. De IV‑board adviseert de raad van bestuur over ICT en het meerjarig UWV Informatieplan.
De externe accountant, de Auditdienst Rijk, het audit committee en incidenteel de Algemene Rekenkamer zorgen voor externe ogen. Verder spiegelt UWV zich jaarlijks aan vergelijkbare overheidsorganisaties door deel te nemen aan de Rijksbrede Benchmark. Onze cliëntenraden adviseren ons gevraagd en op eigen initiatief. Daarvoor krijgen zij de benodigde informatie. Beleidsmatige onderwerpen bespreken we vroegtijdig met de Centrale Cliëntenraad. Uitvoerende zaken bespreken wij op districtsniveau met de Districtscliëntenraden.
UWV kent 4 uitvoerende divisies: Uitkeren, SMZ, Gegevensdiensten en Werkbedrijf. De vijfde divisie Klant en Service beheert de eerste lijn van het klantcontact en borgt de integraliteit van het klantcontact. Naast de divisies zijn er de directoraten Handhaving en Bezwaar en Beroep; deze borgen de effectiviteit en de voortdurende verbetering van een integrale uitvoering van deze thema’s binnen heel UWV. Ten slotte zijn er een aantal stafdirectoraten. Deze ondersteunen de raad van bestuur bij de sturing en beheersing van de uitvoering op specifiek functionele gebieden waaronder hrm, financiën en kwaliteit (businesscontrol), ICT, beleid, strategie en kennis, audit en accountancy en juridische zaken. UWV is een landelijk werkende organisatie. De divisies kennen een spreiding van uitvoerende eenheden in districten verspreid over het land. De governance binnen UWV is ingericht langs de principes van integraal management. De divisies en directoraten worden geleid door directeuren die integraal verantwoordelijk zijn voor hun organisatieonderdeel en direct verantwoording afleggen aan de raad van bestuur. Specifiek ten aanzien van de inrichting van de second line of defense heeft UWV een relatief slanke concernoverhead, waarbij het zwaartepunt ligt bij de onderdelen Businesscontrol en Kwaliteit (BC&K) in de divisies, op het hoofdkantoor en bij eenheden in de uitvoerende teams in het land. Deze organisatie van businesscontrol zo dicht mogelijk bij de uitvoering is het meest effectieve inrichtingsprincipe.
Risicomanagement is bij UWV verankerd in de planning- en controlcyclus. We maken daarbij onderscheid tussen enerzijds de reguliere uitvoering en anderzijds de veranderingsprocessen waarbij het gaat om de beheersing van wijzigingen in de staande processen, meestal uitgevoerd in projecten. Voor beide typen is een aparte planning- en controlcyclus ingericht omdat de beheersing van deze processen andere eisen stelt.
Risicobeheersing in de reguliere uitvoering
De reguliere uitvoering is erop gericht de dienstverlening uit te voeren zoals afgesproken met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), met de juiste hoeveelheden en de juiste kwaliteit. Daarvoor is een planning- en controlcyclus ingericht. Doordat de processen van UWV worden ondersteund door ICT‑systemen, beschikken we over een grote hoeveelheid procesinformatie op basis waarvan het management en de teams kunnen bijsturen. Het gaat dan bijvoorbeeld om klantinstroom, productie en voorraden. Daarnaast is het belangrijk dat de uitvoering voldoet aan de wet- en regelgeving en de afspraken die daarover met het ministerie van SZW zijn gemaakt. Het gaat dan om de kwaliteit van de beslissingen en de dienstverlening. Hierop worden audits uitgevoerd en metingen gedaan. Via leercirkels wordt de informatie over kwaliteit teruggelegd in de teams. De stafonderdelen van BC&K ondersteunen daarbij en voeden het leren en verbeteren in de teams. Deze leer- en verbetercycli in de uitvoering zijn onmisbaar om als organisatie het werk steeds weer beter te doen. Een open cultuur, waarin fouten maken mag en waarbij die in een vertrouwde sfeer kunnen worden gedeeld, is daarbij onontbeerlijk.
De planning- en controlcyclus op de reguliere uitvoering begint met hoogfrequente stuurinformatie die aan teams, teamleden en teammanagement in de uitvoering wordt geleverd. Zij kunnen zien of zij op koers liggen en het werk gedaan krijgen. Zo worden bijvoorbeeld doorlooptijden, productie en voorraden voortdurend gemonitord. Er vinden daarnaast metingen van de operationele kwaliteit plaats. Daarbij wordt bekeken of de beslissingen of de dienstverlening van een team voldoen aan de eisen die we daaraan stellen. Die uitkomsten worden aan de teams teruggekoppeld, zodat zij kunnen leren van fouten en de uitvoering kunnen verbeteren.
Maandelijks maken de uitvoerende divisies, zowel op districts- als op divisieniveau, een maandrapportage met daarin de stand van zaken op de belangrijkste meetpunten. Het districtsmanagement is daardoor in staat om op ontwikkelingen bij te sturen voor zover de teams dat nog niet gedaan hebben. De BC&K‑kolom ziet daar als second line op toe. Met deze maandrapportage uit de districten legt het districtsmanagement ook verantwoording over het districtsbeeld af aan de directie van de divisie. BC&K stelt met de diverse beelden uit de districten op het hoofdkantoor een landelijk beeld samen en bespreekt dit in de directie van een divisie. Hierbij is aandacht voor risico’s, de landelijke ontwikkeling, maar ook voor verschillen tussen districten. De directies van de uitvoerende divisies hebben periodiek sturingsgesprekken met het districtsmanagement waarbij de voortgang aan de orde komt. Met deze rapportages en gesprekken, en met de eigen kwaliteitsonderzoeken van de divisies, borgen de divisiedirecteuren hun integrale verantwoordelijkheid. Voor de raad van bestuur maakt de centrale directie Financieel‑Economische Zaken (FEZ) op basis van al deze beschikbare voortgangsinformatie een integrale maandrapportage die elke maand met de raad van bestuur en directeuren wordt besproken en vastgesteld. Een keer per kwartaal bereidt FEZ een kwartaalgesprek voor over de stand van zaken tussen een lid van de raad van bestuur en de divisiedirectie.
Risico’s en aandachtspunten worden zo mogelijk al in de eerste laag van de planning- en controlcyclus (de uitvoerende teams in de divisies) gesignaleerd en besproken. De rapportagelijnen via de daaropvolgende lagen in de planning- en controlcyclus (districtsmanagement, divisiedirectie en uiteindelijk FEZ en raad van bestuur) moet ervoor zorgen dat signalen aan de juiste tafel worden opgepakt. Minimaal 2 keer per jaar worden er specifieke risicosessies gehouden, zowel binnen de divisies en directies als op het niveau van raad van bestuur en directeuren. De eerste keer is in november, naar aanleiding van het jaarplan, en kijkt vooruit naar het komende uitvoeringsjaar. De tweede keer is in april, als de organisatieonderdelen een voorjaarsnota opleveren. In de voorjaarsnota beoordelen de directies van de organisatieonderdelen waar zij staan in de uitvoering van het jaarplan en welke risico’s zich ten aanzien van het bereiken van de doelen voordoen.
Risicobeheersing in projecten en verandertrajecten
Elke grote uitvoeringsorganisatie is het kwetsbaarst op het gebied van veranderende processen. Dat is voor UWV niet anders. Door nieuwe wet- en regelgeving wijzigen elk jaar veel processen. Het is voor UWV daarom van belang de risico’s in deze veranderprocessen goed te beheersen. Dat begint bij een zorgvuldig uitgebrachte uitvoeringstoets. Elke wetswijziging die het ministerie van SZW voorstelt, toetst UWV op uitvoerbaarheid en bijvoorbeeld risico’s tot misbruik. Al in deze fase worden de risico’s van het uitvoeringsproces in kaart gebracht en gedeeld met SZW. Als het parlement na de uitvoeringstoets besluit de regelgeving in te voeren, is het aan UWV om de regelgeving om te zetten in uitvoeringsprocessen, inclusief de ICT‑ondersteuning die daar meestal voor nodig is. Deze verandertrajecten brengen wij onder in projecten. Voor projecten is een aparte planning- en controlstructuur opgezet. Deze werkt met de Uniforme Projectmethodiek UWV (UPM) en een structuur van projectportfoliobureaus waarin de control- en IV‑kolom samenwerken als second line of defense om de voortgang van de projecten te beheersen. Ook in de planning- en controlcyclus voor de projecten worden maandelijks voortgangsrapportages opgesteld. De projectportfoliobureaus rapporteren aan de verantwoordelijke directeuren. Het centrale projectportfoliobureau, gevormd door de directie Financieel‑Economische Zaken en het CIO‑office, rapporteert aan de raad van bestuur en geeft onafhankelijk advies over alle door de raad van bestuur te nemen beslissingen over projecten. Voor het juist administreren van de projecten is in de administratie een aparte projectenmodule ingericht.
Ten behoeve van de gehele risicobeheersing (reguliere uitvoering en verandertrajecten) rapporteert de internalauditfunctie van de Accountantsdienst per kwartaal aan de raad van bestuur over de uitvoering van de risicogerichte audits uit het auditjaarplan. Dit plan wordt door de raad van bestuur voorafgaand aan het jaar vastgesteld en per kwartaal herijkt. Bij de totstandkoming van het auditjaarplan vindt, conform het toezichtprotocol van het ministerie van SZW, overleg over te onderzoeken objecten plaats met het ministerie, de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer. Zowel het plan als de rapportages worden besproken in het audit committee.
Normenkader
Het ministerie van Financiën heeft in november 2013 een normenkader opgesteld waaraan semipublieke instellingen moeten voldoen met betrekking tot financieel beheer, verantwoording en (intern) toezicht. De normen gaan bijvoorbeeld over de inrichting van risicomanagement, de toekomstgerichte signalerende rol van de accountant, de inrichting van governance en de meerjarenbegrotingen. Naar aanleiding van dit normenkader hebben we de inrichting en werking van ons managementsysteem geanalyseerd en nagegaan in hoeverre er afwijkingen bestaan van het normenkader. Conclusie is dat UWV op vrijwel alle elementen voldeed aan het normenkader. De punten waarop we afweken zijn reeds opgepakt.
In de jaarlijkse ISO‑audits wordt geconcludeerd dat het managementsysteem bij UWV effectief en in overeenstemming met de normen is ingericht. Volgens de auditrapporten verloopt de planning- en controlcyclus beheerst: het opstellen van jaarplannen, de wijze van rapporteren en het bewaken van beoogde resultaten is strak geregeld en vindt op het juiste tijdstip plaats.